Planificación de la Ruta de Visita

La “Ruta de Visita” es un plan que realiza el Visitador Médico para entrevistar a los médicos que conforman su Grupo Objetivo de una forma que le permita optimizar su tiempo y recursos en los desplazamientos.

Por lo general, la Ruta de Visita se elabora en función a un ciclo o periodo promocional, por ejemplo: mensual, bimensual o trimestralmente. Sin embargo, también se elaboran Rutas de Visita diaria y semanal especificando a que médico se va a entrevistar, cuando, donde y con que material promocional.

Beneficios de una Ruta de Visita bien elaborada:

Por lo general, una Ruta de Visita tiene la función de brindar cuatro beneficios al Visitador Médico:

1. Evitar pérdidas de tiempo en desplazamientos innecesarios.
2. Organizar el trabajo del Visitador Médico de tal manera que sepa por donde comenzar y terminar su trabajo diario.
3. Ayudar a determinar cuánto del trabajo se ha realizado y cuánto falta por realizar.
4. Coadyuvar en el ahorro de recursos al encauzar apropiadamente el trayecto del Visitador Médico.

Conceptos para unificar criterios:

• Periodo o ciclo promocional: Es el tiempo que tienen los Visitadores Médicos para entrevistar a todos los médicos programados en su zona de trabajo, por ejemplo, un periodo promocional puede comprender todos los días hábiles de uno, dos o tres meses. En todo caso, el periodo o ciclo promocional es asignado por la compañía farmacéutica en función de sus planes comerciales.
• Semana de periodo: Depende del tiempo que se haya asignado a un periodo promocional, por ejemplo, si es de un mes se dispondrá de cuatro semanas; las cuales, son expresadas en un número, del 1 al 4.
• Día de semana: Se refiere a un día específico de una semana de Periodo o Ciclo Promocional expresado en un número, por ejemplo: El día 1 de la semana 1, representa al día lunes de la primera semana de periodo.
• Ruta de visita diaria: Se refiere al plan de visitas que tiene el Visitador Médico para un día concreto, por ejemplo, el lunes.

Procedimiento para elaborar una Ruta de Visita:

• Primero: Se agrupa a los médicos que conforman su Grupo Objetivo por zonas, avenidas, calles y edificios, a tal punto, que las distancias entre uno y otro médico sean lo más cortas posible.
• Segundo: Se marca aquellos médicos que recibirán más de una entrevista en un ciclo o periodo promocional para no perderlos de vista.
• Tercero: Se elabora una plantilla que incluye los días hábiles de la semana (p. ej. de lunes a viernes) para organizar a los médicos según el día en el que serán entrevistados.
• Cuarto: Se organiza a los médicos en cada día de la semana tomando en cuenta su ubicación, de tal manera, que las distancias y los tiempos de desplazamiento sean lo más cortos posible. Trate de comenzar por los médicos más productivos.
• Quinto: Luego de elaborada la Ruta de todo el ciclo o periodo promocional, se la divide en semanas y días, incluyendo aspectos como: Nombre del médico, especialidad, dirección y el material promocional a emplear.

Ejemplos de Rutas de Visita diaria y semanal:

Ruta de Visita Diaria: A continuación, veremos un ejemplo de una ruta básica para un día de la semana (en este caso del día lunes de la primera semana de periodo), en el cual, se incluyen aspectos básicos como: nombre del médico, su especialidad, la dirección donde será contactado, el material promocional que se tiene planificado para cada médico y la fecha de visita (que se apunta luego de que el médico ha sido visitado) y al final un espacio para comentarios (relevantes) que se puedan recibir después de cada visita.

Ruta de Visita Semanal: Es muy útil que el Visitador Médico tenga una “visión” global acerca de los médicos que tiene planificado entrevistar en una semana. Para ello, se elabora una Ruta de Visita Semanal que incluye datos muy básicos como: el día de visita, el nombre del médico y su especialidad. Sin embargo, también pueden añadirse algunos datos adicionales como la dirección.

Para finalizar, tenga en cuenta la siguiente sugerencia:

“La ruta de visita se elabora para que le sirva de guía al Visitador Médico y no para que el Visitador sirva a la ruta”

Fuente:

«Manual del Visitador Médico Para Mercados de Alta Competencia», de Salvador Thompson, versión electrónica en PDF y EXE.

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